Il Piano di Comunicazione Generale di Progetto e-Macherio, frutto di una approfondita analisi della realtà locale, definisce gli obiettivi, gli strumenti e i target indispensabili per programmare l’attività di comunicazione del gruppo e-Macherio.

E’ concepito per essere il più possibile flessibile e per consentire di adeguarsi rapidamente al fluire e al modificarsi dei rapporti tra cittadini e territorio.

E’ infatti, uno strumento di cui ci avvaliamo per pianificare le attività, favorire la partecipazione e l’ascolto, incrementare il dialogo tra i diversi interlocutori di questa realtà e ottimizzare i processi di ascolto, valorizzazione e trasparenza.

INTRODUZIONE

Nei prossimi anni sarà necessario ridefinire gli obiettivi di fondo dell’agire della pubblica amministrazione locale: non più la corsa all’incremento dei servizi erogati bensì la costruzione di un sistema di governo il più possibile partecipato che garantisca ai cittadini di intervenire direttamente nella programmazione e pianificazione delle scelte amministrative e che contestualmente sviluppi, conservi e rafforzi l’identità del territorio.

Le persone oggi concepiscono il mandato a governare non come una delega totale all’eletto ma come un vincolo di rappresentanza soggetto a confronti e verifiche continue: i cittadini stanno tornando ad essere soggetti attivi della politica, ma lo fanno attraverso l’individuazione di forme non classiche e tradizionali come le associazioni o i movimenti, una importante realtà "nuova" è appunto Progetto e-Macherio con i suoi portali internet.

Spesso si registra un progressivo abbandono dei partiti, percepiti come strumenti basati su una delega totale ed eccessiva. La gente vuole partecipare e lo fa sempre più spesso raggruppandosi su questioni ed interessi locali in modo trasversale alle coalizioni politiche.

Questo processo va considerato nella giusta misura perché sottovalutarne l’importanza e la portata potrebbe avere conseguenze estremamente gravi. Per farlo è assolutamente necessario puntare con forza sulla costruzione di una amministrazione che sia in grado di ascoltare i propri cittadini dando loro la possibilità di diventare dei propulsori dell’azione amministrativa e non solo dei fruitori finali. Una amministrazione che supporti e sostenga la creazione di una identità territoriale forte in grado di creare quel senso di appartenenza e di cittadinanza che possa consentire alla comunità di aprirsi all’esterno senza paura di venire culturalmente sopraffatta dalle spinte innovatrici e globalizzatrici del mondo moderno, ma che al contrario sia in grado, forte della propria identità, di accogliere in sè le diversità come elemento di arricchimento per l’intero tessuto sociale.

Questi pensieri vanno quanto prima implementati anche a Macherio.

In questa prospettiva, l’azione amministrativa, non può che essere il punto terminale di un più lungo e articolato processo che parte dalle persone, dai cittadini, singoli o riuniti in gruppi.

L’organizzazione stessa dell’Amministrazione locale deve necessariamente essere ripensata in un nuovo modello in cui i vincoli di dipendenza fra le varie parti siano meno rigidi rispetto l'organizzazione tradizionale di tipo gerarchico e soprattutto non siano più direzionati univocamente in senso verticale, dall’alto verso il basso della struttura.

L'organizzazione amministrativa per poter operare in modo efficace dal punto di vista del raggiungimento dei suoi risultati ha bisogno di continue relazioni fra le sue parti, supportate da un adeguato sistema di comunicazione dinamico e flessibile, ovvero il modello che sta per predisporre Progetto e-Macherio.

La comunicazione non è più un elemento di secondaria importanza, ma è piuttosto il fulcro attorno a cui costruire e sviluppare l’organizzazione e l’effettivo svolgimento dell’attività amministrativa.

Possiamo focalizzare quanto descritto nei seguenti punti:

1) Il dovere di comunicazione esterna ed interna, dunque, costituisce il principio cardine dell’organizzazione amministrativa, in cui ogni struttura definisce e ridefinisce continuamente, proprio attraverso la comunicazione, la propria posizione rispetto alle altre, in relazione alle esigenze poste dal particolare problema del vivere comune che si trova ad affrontare ed a cui è necessario trovare una soluzione.

2) “Il Comune”, deve essere capace di ascoltare con attenzione e di parlare con chiarezza ma per poterlo fare deve sapersi dotare degli strumenti necessari a modificare profondamente il proprio approccio “culturale”.

La comunicazione pubblica non potrà più essere un "optional" delle amministrazioni da usare sporadicamente e solo in certe "occasioni" ma dovrà diventare parte integrante e fondamentale.

E' necessario che la comunicazione divenga patrimonio culturale di tutti e che ognuno partecipi alla sua costruzione e al suo sviluppo, costruendo tutti insieme un linguaggio condiviso.

La comunicazione può essere formalmente definita come quel processo per mezzo del quale le premesse alla decisione vengono trasmesse da un membro all’altro della organizzazione. E’ ovvio che senza comunicazione non vi può essere organizzazione, poiché in sua mancanza non vi è possibilità per il gruppo di influenzare il comportamento individuale. Non solo la comunicazione è assolutamente essenziale all’organizzazione, ma il poter disporre di particolari tecniche di comunicazione determinerà in gran parte il modo in cui il processo di formazione della decisione e le funzioni ad esso relative possono e debbono essere distribuite attraverso il sistema organizzativo stesso. La possibilità di permettere, quindi ad un certo individuo di prendere una particolare decisione dipenderà molto dalla possibilità di trasmettergli le informazioni di cui egli avrà bisogno per giungere ad una decisione corretta, e dalla possibilità che il soggetto a sua volta ha di trasmettere la stessa.

3) La comunicazione è quindi strumento strategico per ogni reale processo di miglioramento organizzativo: consente di migliorare i servizi, aiuta a semplificare le procedure e a costruire un dialogo efficace con i cittadini. 

Per fare questo occorre raggiungere un livello di integrazione tra i vari strumenti di comunicazione, interni ed esterni, sempre maggiore, tale da garantire la massima coerenza possibile tra messaggi ed obiettivi.

IL PIANO DI COMUNICAZIONE

Le persone e i cittadini, i loro bisogni e i loro desideri, al centro dell’attività di governo delle amministrazioni locali, sembra scontato, ma ciò che una volta era un obiettivo oggi è una realtà che si sta consolidando.

Una realtà che ha però bisogno di strumenti nuovi che siano principalmente in grado di adeguarsi rapidamente e tempestivamente alle nuove necessità, per questo è nato Progetto e-Macherio.

Strumenti disponibili a chiunque voglia esprimere le idee, i propri bisogni, i propri progetti. Lo sviluppo rapido e potente dell’informatica ha dato grande sostegno alla diffusione delle informazioni e delle opinioni.

Noi di e-Macherio vogliamo cercare di utilizzare questi strumenti, e tutti gli altri tradizionalmente usati da una comunità ristretta, per garantire a tutti la possibilità di essere ascoltati, di trovare luoghi in cui esprimersi, di aumentare il livello di condivisione dei progetti e delle scelte. Li vogliamo usare e soprattutto li vogliamo usare in modo coordinato, non come elementi a se stanti di un processo amministrativo, ma come singole parti di un unico modo di comunicare con i cittadini e di ascoltarli.

Pensare a nuove forme di comunicazione significa pensare ad una struttura organizzativa coerente ed efficace in grado di condurre al raggiungimento degli obiettivi individuati.

Per rendere efficace questo percorso è, inoltre, necessario avvalersi del supporto di iniziative di formazione e approfondimento, che possano aiutare gli amministratori e cittadini a sviluppare una cultura della comunicazione capace, ancora più di quanto avvenga oggi, di adeguarsi attivamente al cambiamento della società.

Un piano di comunicazione è una concatenazione di azioni orientate a raggiungere un risultato stabilito. Le sue componenti essenziali sono gli obiettivi e le metodologie. Gli obiettivi definiti sono i punti di riferimento dell’attività comunicativa, le metodologie utilizzate per il raggiungimento degli obiettivi dati possono cambiare in corso d‘opera in risposta ad eventuali nuove esigenze che possano emergere. Essendo la comunicazione una interazione reciproca tra fonte e destinatario, infatti, è chiaro che è necessario saper cogliere le reazioni che seguono ad una determinata azione e tenerne conto in quelle successive per adattarle, modificarle e creare in questo modo una comunicazione realmente efficace.

Gli obiettivi indicati dal Piano di Comunicazione Generale e le conseguenti azioni rappresentano le priorità individuate da e-Macherio.

OBIETTIVI

* Promuovere, valorizzare e monitorare l’attività di comunicazione;

* Favorire e stimolare la partecipazione dei cittadini;

ATTIVITA’ DI COMUNICAZIONE - LE PRIORITA’ DEL PIANO

1. Trasparenza

COSA (finalità) PERCHE’ (obiettivi) CHI (elementi costituivi) COME (modalità di gestione)

2. Strumenti

COSA (finalità) PERCHE’ (obiettivi) CHI (elementi costituivi) COME (modalità di gestione) QUALI (strumenti necessari) a) Notiziario (capillarità) b) Newsletter (tempestività)  c) Eventi (valorizzazione attraverso la partecipazione) d) Campagne pubblicitarie e informative (approfondimento tematico) e) Archivio fotografico (valorizzazione attraverso le immagini)

3. Piano di comunicazione

COSA (finalità) PERCHE’ (obiettivi) CHI (elementi costituivi) COME (modalità di gestione)

4. Verifica

COSA (finalità) PERCHE’ (obiettivi) CHI (elementi costituivi) COME (modalità di gestione)

5. Rete di comunicazione esterna - Relazioni con la realtà associativa locale

COSA (finalità) PERCHE’ (obiettivi) CHI (elementi costituivi)

COSA (finalità) Semplificare i linguaggi garantendo chiarezza e trasparenza

PERCHE’ (obiettivi) Analizzare i linguaggi utilizzati dall’ente Individuare gli interlocutori interni ed esterni, approfondendo i linguaggi più adeguati per ognuno di essi Verificare la compatibilità tra i linguaggi utilizzati e quelli necessari.

CHI (elementi costituivi) La nostra redazione ha il compito di analizzare i linguaggi, verificandone la compatibilità con gli interlocutori.

COME (modalità di gestione) Monitoraggio di tutti i servizi. Annualmente definizione delle azioni necessarie al raggiungimento degli obiettivi specifici.

COSA (finalità) Individuazione e ottimizzazione degli strumenti necessari all’attività comunicativa.

PERCHE’ (obiettivi) Definire gli strumenti necessari a sviluppare le azioni comunicative stabilendone specifiche finalità e modalità di gestione.

CHI (elementi costituivi) La nostra redazione individua gli strumenti in relazione agli indirizzi offerti dalla cittadinanza.

COME (modalità di gestione) Analizzare gli strumenti utilizzati dai servizi per comunicare, valutando le finalità e le modalità di gestione, valutare la compatibilità di questi strumenti.

a) Notiziario (capillarità) Strumento prevalentemente informativo con cadenza mensile indirizzato a tutte le famiglie e a tutte le attività economiche del territorio, è finalizzato a raggiungere tutti i cittadini a prescindere dagli strumenti a loro disposizione. E’ quindi uno strumento accessibile a tutti.

b) NewsLetter (tempestività) Strumento esclusivamente informativo inviato in posta elettronica a tutti coloro che ne fanno richiesta, consente di informare la cittadinanza in maniera tempestiva, tale servizio è attivato dal 2000 e fruibile previa iscrizione sulle pagine di MACHERIO.NET.

c) Eventi (valorizzazione attraverso la partecipazione) Attraverso la realizzazione di eventi e specifiche iniziative Progetto e-Macherio attiva forme dirette di comunicazione con i cittadini per promuovere forme di partecipazione. Nella progettazione degli eventi si potrà considerare l’opportunità di individuare target più o meno ampi a cui riferirsi.

d) Campagne pubblicitarie e informative (approfondimento tematico) Azioni comunicative straordinarie riferite ad obiettivi o progetti specifici, finalizzati ad approfondire i livelli di conoscenza, chiarezza e consapevolezza (tutela ambientale, sicurezza stradale.…). Nella progettazione degli eventi si potrà considerare l’opportunità di individuare target più o meno ampi a cui riferirsi.

e) Archivio fotografico (valorizzazione attraverso le immagini) La realizzazione di un archivio di immagini attraverso la raccolta e l’organizzazione del materiale fotografico e grafico per documentare, rappresentare e contraddistinguere il territorio.

COSA (finalità) Definizione annuale degli obiettivi di comunicazione.

PERCHE’ (obiettivi) Stabilisce per ogni singolo obiettivo quali devono essere gli attori e con quali livelli di partecipazione e di responsabilità; quali le azioni, gli strumenti, le risorse e le modalità per il raggiungimento degli obiettivi fissati.

CHI (elementi costituivi) La nostra redazione definisce gli indirizzi di comunicazione per l’anno successivo e approva il piano.

COME (modalità di gestione) Analisi degli indirizzi e definizione di una una bozza di piano di comunicazione per l’anno successivo.

COSA (finalità) Verificare l’efficacia delle azioni avviate.

PERCHE’ (obiettivi) Definire un sistema di monitoraggio in grado di valutare gli effetti delle azioni comunicative avviate. 

CHI (elementi costituivi) La nostra redazione dovrà periodicamente individuare gli obiettivi da sottoporre a verifica.

COME (modalità di gestione) La verifica dovrà coinvolgere tutti gli attori necessari ad ottenere un quadro il più ampio possibile e potrà essere svolta anche attraverso il ricorso a specifiche professionalità esterne.

5. Rete di comunicazione - Relazioni con la realtà associativa locale

COSA (finalità) Creazione e coordinamento di una rete di comunicazione costituita di persone rappresentative delle realtà associative locali.

PERCHE’ (obiettivi) Stimolare la sensibilità dei cittadini a divenire soggetti attivi nella società; Favorire il raccordo tra cittadini e Amministrazione per costruire modalità sempre più efficaci di comunicazione e di trasmissione delle informazioni.

CHI (elementi costituivi) Una figura di riferimento di Progetto e-Macherio.